6 AI Prompts for Airports and Aviation: A Practical Guide
Ready-to-use prompts for airport staff — delays, complaints, feedback, ground handling, safety, and service quality.
At Sofia Airport, passengers already submit real-time reports through 200 QR codes placed along the entire passenger journey — from the bus entrance to the boarding gate. The system is expanding to Varna, Burgas, and Plovdiv airports. Bulgaria's Directorate General of Civil Aviation Administration (DG CAA) is processing growing volumes of passenger experience data. The question is no longer whether airports need intelligent information processing, but how quickly they will adopt it.
Bulgarian airports served over 13 million passengers in 2025. Each passenger passes through dozens of touchpoints — from parking to baggage claim. At any of these, a problem can arise that requires fast, multilingual, and empathetic communication. Add seasonal peaks, staff rotation, and the regulatory requirements of EC Regulation 261/2004 — and you will understand why manual processing is no longer sufficient.
Large Language Models (LLMs) such as Claude, ChatGPT, and Gemini can help airport teams in three areas: passenger communication (announcements, complaints, notifications), operational reporting (shifts, incidents, equipment), and strategic analysis (feedback, service quality, benchmarks). No technical background is required — just well-crafted instructions.
In this article, you will find six ready-to-use prompts covering the full spectrum — from a flight delay announcement to a quarterly strategic report for the board of directors.
How to Use These Prompts
- Copy the prompt — select the entire text in the grey box and paste it into Claude, ChatGPT, or another AI assistant.
- Answer the AI's questions — the assistant will ask you a few clarifying questions one by one. Answer with your actual data.
- Review and refine — the first response is rarely perfect. Follow up with clarifying questions.
- Test with real data — start with a small sample of real data before scaling up.
1. Multilingual Flight Delay Announcements
A flight delay affects dozens to hundreds of passengers at once. Announcements must be ready within minutes — in multiple languages, across multiple channels, and in compliance with EC Regulation 261/2004 on passenger rights. This prompt generates a complete set of messages: PA announcement, information display boards, SMS/push notification, email, and a script for counter staff.
Difficulty level: Beginner | Compatible tools: Claude, ChatGPT, Gemini
Prompt
Ти си експерт по пътническа комуникация в авиацията.
Преди да започнеш, задай ми следните въпроси една по една. Изчакай отговора ми след всеки въпрос:
1. За кое летище работите?
2. Кой е номерът на засегнатия полет (напр. FB 431 София–Варна)?
3. Каква е причината за закъснението (напр. технически преглед, метеорологични условия, закъснение от предишен сектор)?
4. Какво е новото очаквано време за излитане (напр. 15:40 вместо 14:10)?
5. На колко и кои езици трябва да бъдат съобщенията (напр. български, английски, немски)?
След като получиш всички отговори, изготви професионални съобщения за пътниците при нередовен полет.
## Формат на резултата
### 1. Съобщение за озвучителната система
До 3 изречения на всеки език. Ясно, спокойно, без технически жаргон. Започни с номера на полета. Включи извинение и новото време.
### 2. Съобщение за информационните екрани
До 15 думи на всеки език. Формат:
ПОЛЕТ | СТАТУС | НОВО ВРЕМЕ | ГЕЙТ
### 3. SMS / Push нотификация
До 160 символа на всеки език. Включи номер на полет, ново време и линк към информационната страница на летището.
### 4. Имейл до пътниците
До 150 думи на всеки език. Официален, но съпричастен тон. Включи:
- Извинение
- Причина (без технически детайли)
- Ново време на заминаване
- Права на пътниците при закъснение над 2 часа (Регламент EC 261/2004)
- Контакт за допълнителна информация
### 5. Скрипт за служители на гише
До 200 думи на български. Указания как да комуникират лично с разочаровани пътници:
- Какво да кажат първо
- Какво да предложат (ваучер, достъп до лаундж, пренасочване)
- Какво да НЕ казват
Всички съобщения трябва да спазват Регламент EC 261/2004 за правата на пътниците.
Отговори на български език.How to Adapt
- Have your data ready: flight number, delay reason, new estimated time, and desired languages.
- Add extra languages as needed — Russian, Turkish, or Hebrew.
- For a cancelled flight, specify this in your answers and include information about alternative flights or accommodation.
- If you have a link to your airport's information page, share it when answering the AI's questions.
What to Expect
A complete set of five types of announcements in the specified languages — ready for immediate use across all communication channels. The staff script includes guidance on what not to say to frustrated passengers.
2. Passenger Complaint Classification and Response Draft
Airports receive dozens of complaints daily — by email, feedback forms, and social media. Manual routing to departments is slow, and responses are inconsistent. This prompt automatically classifies the complaint by category, determines urgency, routes it to the correct department, and generates a draft response to the passenger.
Difficulty level: Intermediate | Compatible tools: Claude, ChatGPT, Gemini
Prompt
Ти си експерт по управление на качеството и пътническо обслужване в международно летище.
Преди да започнеш, задай ми следните въпроси една по една. Изчакай отговора ми след всеки въпрос:
1. За кое летище работите?
2. Кои са отделите на летището, към които могат да се насочват жалби (напр. Пътнически услуги, Наземно обслужване, Сигурност, Търговски зони, Паркинг и транспорт, Багажно обслужване, Информация и комуникации)?
3. Моля, поставете текста на жалбата от пътника.
4. Какви са данните за контакт за обратна връзка с пътника (телефон и имейл)?
След като получиш всички отговори, анализирай жалбата и изготви класификация и проект на отговор.
## Формат на резултата
### 1. Категория
Основна: Багаж / Закъснение / Обслужване / Достъпност / Сигурност / Търговски зони / Паркинг / Чистота / Друго
Подкатегория: (напр. «Багаж → Повреден багаж»)
### 2. Отговорен отдел
Кой отдел от летището трябва да обработи жалбата.
### 3. Спешност
- **Критична** — риск за здравето, безопасността или правен риск
- **Висока** — финансова загуба за пътника или засяга много хора
- **Средна** — стандартна жалба за качеството
- **Ниска** — предложение за подобрение
### 4. Ключови факти
Извлечи: дата на инцидента, номер на полет, зона на летището, споменати служители, конкретни щети.
### 5. Свързани регулации
Посочи приложими регулации: EC 261/2004 (закъснения), Монреалска конвенция (багаж), национално законодателство.
### 6. Проект на отговор до пътника
Официален, но съпричастен. Включи:
- Потвърждение за получаване с референтен номер
- Извинение за неудобството
- Конкретни стъпки, които летището ще предприеме
- Срок за окончателен отговор (критична: 24ч, висока: 3 дни, средна: 7 дни, ниска: 14 дни)
- Информация за правата на пътника
- Данните за контакт, предоставени по-горе
### 7. Препоръки за превенция
2–3 конкретни мерки, които биха предотвратили подобен инцидент в бъдеще.
Отговори на български език.How to Adapt
- Prepare your airport's department list — the AI will use it for routing the complaint.
- For complaints in a foreign language, mention that translation is needed when answering.
- Have your current contact details (phone and email for feedback) ready.
- For repeated use, prepare the department list once and save it for future complaints.
What to Expect
A full classification of the complaint (category, department, urgency, regulations) and a ready-to-send response to the passenger with a reference number, timeline, and specific action steps. Additionally — preventive recommendations to avoid similar incidents.
3. Zone-Based Passenger Feedback Analysis
Every airport has dozens of service zones — from security screening to baggage carousels. At Bulgarian airports, the kazva.bg system collects passenger feedback for each service zone. This prompt transforms raw reviews into a thematic analysis with actionable recommendations — ready for inclusion in the monthly report.
Difficulty level: Intermediate | Compatible tools: Claude, ChatGPT, Gemini
Prompt
Ти си експерт по анализ на клиентско преживяване в авиацията.
Преди да започнеш, задай ми следните въпроси една по една. Изчакай отговора ми след всеки въпрос:
1. За кое летище е анализът?
2. Коя зона на обслужване анализираме (напр. Зона за сигурностен контрол — Терминал 2, Търговска зона след паспортен контрол, Зона за получаване на багаж)?
3. За какъв период са събрани отзивите (напр. 01.01–28.02.2026)?
4. Колко отзива имате общо?
5. Моля, поставете отзивите от пътниците (по един на ред или разделени с «---»).
След като получиш всички отговори, анализирай отзивите и изготви подробен доклад.
## Формат на резултата
### 1. Обзор
- Общ брой анализирани отзиви
- Обща удовлетвореност: висока / средна / ниска (с приблизителни проценти)
- Едно изречение за най-важния извод
### 2. Топ 5 теми
За всяка тема:
- **Наименование** (1–2 изречения описание)
- **Честота**: приблизителен брой споменавания
- **Нагласа**: положителна / отрицателна / смесена
- **Представителни цитати**: 2–3 реални цитата от отзивите
- **Бенчмарк**: как се сравнява с типичните резултати за тази зона (ако можеш да прецениш)
### 3. Критични проблеми
Проблеми, изискващи незабавно внимание — подредени по спешност.
### 4. Положителни моменти
Какво работи добре — конкретни аспекти, които пътниците оценяват.
### 5. Сравнение с предишен период
Ако данните позволяват — тенденции спрямо предишния период.
### 6. Препоръки
5 конкретни, изпълними препоръки за подобрение на зоната. За всяка:
- Какво да се направи
- Очакван ефект
- Приоритет: висок / среден / нисък
- Приблизителен срок за реализация
### 7. Резюме за ръководството
3–5 изречения, подходящи за включване в месечния доклад на летището.
Отговори на български език.How to Adapt
- The more specific the zone, the more accurate the analysis — avoid generic descriptions like "the entire terminal."
- For more than 100 reviews, process in batches of 50 for better results.
- If you have data from a previous period, share it additionally for comparative analysis.
- Export reviews from your feedback system as plain text — AI works best with clean text.
What to Expect
An analytical report of 2–3 pages with thematic analysis, critical issues, positive highlights, and specific recommendations — ready for inclusion in the airport's monthly report.
4. Ground Handling Shift Report
Ground handling is the backbone of airport operations. Each shift handles dozens of flights, coordinates dozens of staff, and manages critical equipment. A structured shift report is mandatory for traceability and information handover. This prompt transforms shift notes and logs into a complete report with metrics, incidents, and handover items.
Difficulty level: Intermediate | Compatible tools: Claude, ChatGPT, Gemini
Prompt
Ти си ръководител на наземно обслужване в международно летище.
Преди да започнеш, задай ми следните въпроси една по една. Изчакай отговора ми след всеки въпрос:
1. За кое летище е докладът?
2. Коя е датата и смяната (напр. 10.03.2026, дневна смяна 06:00–14:00)?
3. Колко полета бяха обслужени (излитания и кацания)?
4. Колко души бяха на смяна?
5. Какво е целевото време за обръщане (turnaround) в минути?
6. Моля, поставете бележките, логовете или описанието на събития от смяната.
След като получиш всички отговори, изготви структуриран доклад за завършената смяна.
## Формат на резултата
### 1. Резюме на смяната
3–5 изречения с най-важните моменти. Започни с общата оценка: нормална / натоварена / извънредна.
### 2. Ключови метрики
Таблица:
| Метрика | Стойност | Цел | Статус |
|---------|---------|-----|--------|
| Средно време за обръщане (turnaround) | | спрямо зададената цел | ✅/⚠️/❌ |
| Навременно заминаване (OTP) | | 85% | |
| Инциденти с багаж | | 0 | |
| Повредено оборудване | | 0 | |
### 3. Инциденти и нередности
За всеки инцидент:
- Час и полет
- Описание
- Предприети действия
- Статус: решен / в процес / ескалиран
### 4. Състояние на оборудването
Списък на GSE (Ground Support Equipment) с проблеми: тягачи, трапове, транспортни ленти, зареждащи съоръжения.
### 5. Кадрова обезпеченост
- Планиран vs. реален персонал
- Отсъствия и причини
- Препоръки за следващата смяна
### 6. Метеорологични условия и влияние
Как времето е повлияло на операциите (ако е приложимо).
### 7. Предаване на следващата смяна
5–7 точки, които следващата смяна трябва да знае. Подреди по приоритет.
Докладът трябва да е кратък, фактологичен и подходящ за архивиране.
Отговори на български език.How to Adapt
- Even unstructured shift notes will be organized — no pre-formatting needed.
- Add or remove metrics in the table according to your airport's KPIs.
- If you have specific incidents, describe them in detail in the notes for a more accurate analysis.
- For night shifts, add information about lighting and apron visibility.
What to Expect
A structured shift report with metrics, incidents, equipment status, and handover items — ready for archiving and management review.
5. Seasonal Safety Briefing for Airport Staff
Apron safety is an absolute priority. Each season brings different risks — from high temperatures and UV exposure in summer to icing and reduced visibility in winter. This prompt generates a baseline briefing tailored to the specific season, ICAO and EASA standards, and your airport's specifics.
Difficulty level: Beginner | Compatible tools: Claude, ChatGPT, Gemini
Prompt
Ти си специалист по безопасност в гражданската авиация. Познаваш стандартите на ICAO, EASA и българската нормативна уредба за авиационна безопасност.
Преди да започнеш, задай ми следните въпроси една по една. Изчакай отговора ми след всеки въпрос:
1. За кое летище е инструктажът?
2. За кой сезон е инструктажът (напр. Лято 2026 — юни–септември)?
3. Кой е целевата аудитория (напр. персонал на перона, служители на терминала, целият летищен екип)?
4. Какви са специфичните рискове за този сезон (напр. високи температури, увеличен пътникопоток, гръмотевични бури, миграция на птици)?
След като получиш всички отговори, изготви сезонен инструктаж по безопасност за летищния персонал.
## Формат на резултата
### 1. Въведение
2–3 изречения: защо този сезон изисква специално внимание. Цитирай релевантна статистика за инциденти.
### 2. Сезонни рискове
За всеки риск:
- **Описание** на опасността
- **Превантивни мерки** (2–3 конкретни действия)
- **Какво да правя, ако...** — стъпки при инцидент
### 3. Лични предпазни средства (ЛПС)
Таблица:
| ЛПС | Кога се носи | Стандарт |
|-----|-------------|----------|
| Светлоотразителна жилетка | Винаги на перона | EN ISO 20471 |
| Антифони/тапи за уши | При работа до двигатели | EN 352 |
| ... | ... | ... |
Допълни с релевантни за сезона ЛПС (слънцезащита, хидратация при горещини; топли дрехи и нехлъзгащи обувки при зимни условия).
### 4. FOD контрол (Foreign Object Debris)
Конкретни стъпки за проверка на перона и пътеките за рулиране.
### 5. Контролен списък за начало на смяна
10 точки, които всеки служител трябва да провери преди започване на работа.
### 6. Контакти при спешност
Таблица с формат:
| Ситуация | Кого да уведомя | Телефон |
|----------|----------------|---------|
(попълни с типичните контакти за летището)
### 7. Тест за разбиране
5 въпроса с избираем отговор за проверка на усвояването на материала.
⚠️ Инструктажът е базов шаблон. Задължителен е преглед от отговорника по безопасност преди разпространение.
Отговори на български език.How to Adapt
- Different staff groups have different risk profiles — specify the target audience for a more relevant briefing.
- Add risks specific to your airport — proximity to water bodies, bird migration corridors, specific terrain.
- Fill in actual emergency phone numbers after generating the briefing.
- Mandatory: have the completed briefing reviewed by the safety officer before distribution.
What to Expect
A structured safety briefing with risks, preventive measures, PPE requirements, a shift-start checklist, emergency contacts, and a comprehension quiz — ready for adaptation and distribution to staff.
6. Quarterly Airport Service Quality Strategic Report
The quarterly service quality report is the document that determines investment priorities, staffing decisions, and passenger experience strategy. It combines data from surveys, complaints, operational metrics, and benchmarks into a unified analysis. This prompt generates a full report suitable for presentation to the board of directors and the DG CAA.
Difficulty level: Advanced | Compatible tools: Claude, ChatGPT
Prompt
Ти си директор по качеството в международно летище. Специалист си по ACI Airport Service Quality (ASQ) програмата и стандартите на IATA.
Преди да започнеш, задай ми следните въпроси една по една. Изчакай отговора ми след всеки въпрос:
1. За кое летище е докладът?
2. За кое тримесечие е докладът (напр. Q4 2025, октомври–декември)?
3. Какъв е общият пътникопоток за периода (напр. 1 240 000 пътници)?
4. Моля, поставете обобщените резултати от пътническите анкети по зони (check-in, сигурност, чакалня, гейтове, търговска зона, багаж).
5. Моля, поставете данните за жалбите за периода (брой и категории).
6. Моля, поставете оперативните метрики (OTP, средно време на чакане на сигурност, загубен багаж на 1000 пътници).
7. Имате ли резултати от предишното тримесечие за сравнение? Ако да, моля поставете ги.
След като получиш всички отговори, изготви стратегически тримесечен доклад за качеството на обслужване.
## Формат на резултата
### 1. Executive Summary
10–15 реда. Обобщение на тримесечието с 3 ключови постижения и 3 области за подобрение. Тон: стратегически, подходящ за борда на директорите.
### 2. Пътническа удовлетвореност по зони
Таблица:
| Зона | Оценка за текущото тримесечие | Оценка за предишното тримесечие | Тенденция | Бенчмарк (средно за региона) |
Зони: Check-in, Сигурностен контрол, Чакалня/Лаундж, Гейтове, Търговска зона, Получаване на багаж, Паркинг и транспорт.
### 3. Анализ на жалбите
- Топ 5 категории с брой и % от общия обем
- Тенденция спрямо предишното тримесечие
- Средно време за отговор и % решени в срок
- Случаи, ескалирани до ГД ГВА (Главна дирекция „Гражданска въздухоплавателна администрация")
### 4. Оперативни показатели
- On-Time Performance: % и тенденция
- Средно време на чакане на сигурност (минути)
- Загубен багаж на 1000 пътници
- Наличност на лентите за багаж (%)
- Наличност на ескалатори и асансьори (%)
### 5. SWOT анализ за тримесечието
Таблица 2×2: Силни страни | Слаби страни | Възможности | Заплахи
### 6. План за действие
Таблица:
| # | Действие | Отговорник | Срок | KPI за успех | Бюджет |
Минимум 7 действия, подредени по приоритет.
### 7. Прогноза за следващото тримесечие
- Очакван пътникопоток
- Планирани инфраструктурни промени
- Рискове и подготвителни мерки
Докладът трябва да е подходящ за представяне пред борда на директорите и ГД ГВА.
Отговори на български език.How to Adapt
- Prepare your data in advance: survey results, complaints, and operational metrics. The more real data you provide, the more accurate the report.
- Include previous quarter results for comparative analysis — this is key for uncovering trends.
- For airports participating in ACI ASQ — mention ASQ results in addition to standard data.
- If you have average wait time data broken down by hourly intervals, include it for a more detailed analysis.
What to Expect
A strategic report of 5–7 pages with zone satisfaction scores, complaint analysis, operational indicators, SWOT analysis, and an action plan — ready for presentation to the board of directors.
Next Steps
If these prompts were useful, here are three concrete actions:
- Start with the simplest prompt. The delay announcements (prompt 1) or the safety briefing (prompt 5) are rated "Beginner" and deliver quick results with minimal setup.
- Build an internal library of adapted prompts. Once you test a prompt with real data from your airport, save the adapted version in a shared document. The next colleague will not have to start from scratch.
- Assemble a team of 2–3 people for a pilot test. Define a specific task (e.g. processing complaints for one week), measure time saved, and present the results to management. Real numbers are the most convincing argument.
This article was prepared by the CNTS team — the company behind the customer feedback platform kazva.bg. Learn more about our AI-powered solutions: kazva.bg