6 AI Prompts for Hotels and Restaurants — Ready to Copy and Use

The receptionist answers reviews until midnight. The restaurant manager spends Sunday afternoon writing Instagram posts. The guesthouse owner writes menus, training materials, and emails all at once. Sound familiar?

Artificial intelligence (AI) will not replace your team, but it can take over the hours of routine text work that eat into time for actually serving guests. According to a 2025 McKinsey study, hospitality companies that integrate generative AI into daily operations cut administrative time by an average of 30%. The question is no longer "whether" but "where to start."

How to Use These Prompts

1. Copy the prompt — select the entire text in the grey box and paste it into Claude, ChatGPT, or another AI assistant.
2. Answer the AI's questions — after pasting the prompt, the AI assistant will ask you a few questions one by one. Answer with your actual data.
3. Review and refine — the first response is rarely perfect. Follow up with clarifying questions.
4. Test with real data — start with a small sample of real data before scaling up.

---

1. Guest Review Analysis and Response Generation

Analyze guest reviews from multiple platforms to identify recurring issues and strengths. Generate personalized, professional responses that demonstrate engagement and improve your online reputation.

In the hospitality industry, systems like kazva.bg already collect and analyze guest feedback in real time.

Complexity: Beginner | Compatible tools: Claude, ChatGPT, Gemini, Copilot

Prompt

Ти си експерт по управление на онлайн репутацията в хотелиерството и ресторантьорството.

Преди да започнеш, задай ми следните въпроси една по една. Изчакай отговора ми след всеки въпрос:

1. За какъв тип обект става дума — хотел, ресторант, къща за гости или друго?
2. Поставете текста на отзивите, които искате да бъдат анализирани (копирайте ги от Booking.com, TripAdvisor, Google или друга платформа). Включете и оценката в звезди, ако е налична.
3. Какъв тон предпочитате за отговорите — официален, приятелски или неутрален?
4. Има ли конкретни проблеми, които вече знаете за обекта (например ремонт, смяна на персонал, нова концепция), които да бъдат отразени в отговорите?

След като получиш всички отговори, направи следното:

1. Категоризирай всеки отзив като положителен, неутрален или отрицателен.
2. Извлечи повтарящите се теми — какво хвалят и какво критикуват гостите.
3. Създай кратко обобщение с топ 3 силни страни и топ 3 области за подобрение.
4. За всеки отзив генерирай готов за публикуване отговор, който благодари за обратната връзка и адресира конкретните коментари.

Ако обемът отзиви е голям, платформи като kazva.bg могат да автоматизират събирането и категоризацията на обратна връзка в реално време.

## Формат на резултата

- Обобщителна таблица: Тема | Брой споменавания | Тип (сила/проблем)
- Списък с готови отговори, номерирани спрямо съответния отзив
- Препоръки за подобрение (3-5 точки)

Отговори на български език.

How to Adapt

1. Collect at least 10-15 reviews for a more meaningful analysis — copy them together with their star ratings.
2. If the reviews are in different languages, paste them as they are — the model will process them.
3. For more accurate responses, add context about recent changes at the property (renovation, new chef, etc.).

What to Expect

A summary table of recurring themes, ready-to-publish responses to each review, and specific recommendations for improvement.

---

2. Menu Descriptions and Seasonal Updates

Create appetizing, sales-driven descriptions for your menu items, tailored to the season and type of establishment. Improve your menu presentation without the need for a copywriter.

Complexity: Beginner | Compatible tools: Claude, ChatGPT, Gemini, Copilot

Prompt

Ти си експерт по кулинарен копирайтинг и ресторантски маркетинг.

Преди да започнеш, задай ми следните въпроси една по една. Изчакай отговора ми след всеки въпрос:

1. Какъв е типът на заведението — ресторант, бистро, кафене, бар или друго? Каква кухня предлагате?
2. Поставете списъка с ястия, за които трябва да се напишат описания. За всяко ястие посочете: име, основни съставки и цена (ако желаете).
3. За кой сезон или повод са предназначени описанията (лятно меню, празнично, постоянно)?
4. Имате ли специални акценти, които искате да се подчертаят — например местни продукти, домашни рецепти, вегански опции, алергени?
5. На какъв носител ще се използват описанията — печатно меню, уебсайт, платформа за доставки?

След като получиш всички отговори, напиши продаващо описание за всяко ястие. Описанията трябва да са:
- Кратки (2-3 изречения)
- Апетитни — да използват сензорен език (вкус, аромат, текстура)
- Подходящи за тона на заведението
- С маркирани алергени, ако са споменати

## Формат на резултата

За всяко ястие:

**Име на ястието** — Цена
_Описание (2-3 изречения)_
Алергени: (ако е приложимо)

В края добави 3 съвета за визуално оформление на менюто.

Отговори на български език.

How to Adapt

1. Prepare a full list of dishes including main ingredients — the more detail, the more accurate the descriptions.
2. If you have photos of the dishes, briefly describe them (colors, plating) for more sensory copy.
3. For menus with over 20 items, split them into groups (appetizers, mains, desserts) and submit in batches.
4. Prepare allergen information in advance if you want it included in the descriptions.

What to Expect

Ready-to-use descriptions for each dish in an appetizing, sales-driven style, along with tips for visual menu design.

---

3. Standard Operating Procedures for Staff

Generate clear, step-by-step procedures for staff training — from reception to kitchen. Standardize service without expensive consultants.

Complexity: Intermediate | Compatible tools: Claude, ChatGPT, Gemini, Copilot

Prompt

Ти си експерт по оперативно управление и обучение на персонал в хотелиерството и ресторантьорството.

Преди да започнеш, задай ми следните въпроси една по една. Изчакай отговора ми след всеки въпрос:

1. За какъв тип обект става дума — хотел, ресторант, хостел, СПА комплекс?
2. За кой отдел или позиция трябва процедурата — рецепция, обслужване на маси, кухня, камериерство, бар, друго?
3. Опишете конкретната дейност или процес, за който трябва процедурата (например: настаняване на гост, обработка на оплакване, подготовка на зала за събитие, отваряне на смяна).
4. Колко опитен е персоналът, който ще използва процедурата — нови служители, средно ниво или смесен екип?
5. Има ли специфични стандарти или правила, които трябва да бъдат спазени (хигиенни изисквания, фирмени политики, класификационни критерии)?

След като получиш всички отговори, създай подробна стандартна оперативна процедура (SOP), която включва:
- Цел на процедурата
- Необходими материали и подготовка
- Стъпки с ясни инструкции (номерирани)
- Чести грешки и как да се избегнат
- Чеклист за самопроверка

## Формат на резултата

### Заглавие на процедурата
**Отдел:** ...
**Ниво:** ...
**Цел:** (1-2 изречения)

**Подготовка:**
- (списък с необходимото)

**Стъпки:**
1. ...
2. ...
(до завършване на процеса)

**Чести грешки:**
- ...

**Чеклист:**
- [ ] ...

Отговори на български език.

How to Adapt

1. Prepare a description of the current process, even an informal one — this helps the model suggest realistic steps.
2. If you have existing rules or standards (HACCP, internal handbooks), include the key points.
3. For properties with more than 5 procedures, generate them separately for better quality.

What to Expect

A complete standard operating procedure with numbered steps, a self-check checklist, and a common mistakes section, ready for printing and distributing to staff.

---

4. Social Media Content Calendar

Plan your social media content for an entire month ahead — with topics, copy, and hashtags tailored to your property type and season.

Complexity: Intermediate | Compatible tools: Claude, ChatGPT, Gemini, Copilot

Prompt

Ти си експерт по маркетинг в социалните мрежи за хотелиерството и ресторантьорството.

Преди да започнеш, задай ми следните въпроси една по една. Изчакай отговора ми след всеки въпрос:

1. Какъв тип обект е — хотел, ресторант, къща за гости, комплекс? Къде се намира и каква е основната ви аудитория?
2. В кои социални мрежи публикувате — Facebook, Instagram, TikTok, друга?
3. За кой месец и година искате да бъде календарът?
4. Имате ли предстоящи събития, промоции, празници или сезонни предложения, които да бъдат включени?
5. Колко публикации седмично можете реалистично да поддържате?
6. Какъв тон използвате в комуникацията си — весел и неформален, елегантен, семеен?

След като получиш всички отговори, създай пълен месечен календар за съдържание със следната структура:

- Разпределение по седмици с конкретни дати
- За всяка публикация: тема, текст (готов за копиране), препоръчани хаштагове и бележка за визуалното съдържание (какво да се снима)
- Микс от типове съдържание: промоционално, образователно, зад кулисите, потребителско съдържание (UGC), ангажиращо (анкети, въпроси)

## Формат на резултата

Таблица по седмици:

| Дата | Мрежа | Тип | Текст на публикацията | Хаштагове | Визуално |
|------|-------|-----|----------------------|-----------|----------|

Плюс 5 общи съвета за по-добро представяне в социалните мрежи за този тип обект.

Отговори на български език.

How to Adapt

1. Prepare a list of upcoming events, promotions, and holidays for the month.
2. Gather 5-10 good photos from the property — they will be useful for the visual recommendations in the calendar.
3. If you have past posts with good engagement, mention them to guide tone and style.
4. For restaurants: prepare the seasonal menu; for hotels — current packages and offers.

What to Expect

A complete monthly calendar with ready-to-use post copy, hashtags, and visual guidelines, distributed by date and social network.

---

5. Booking Upsell Email Sequences

Create an automated email sequence that turns confirmed bookings into additional revenue — from early check-in to SPA packages and restaurant dinners.

Complexity: Intermediate | Compatible tools: Claude, ChatGPT, Gemini, Copilot

Prompt

Ти си експерт по имейл маркетинг и увеличаване на приходите в хотелиерството.

Преди да започнеш, задай ми следните въпроси една по една. Изчакай отговора ми след всеки въпрос:

1. Какъв тип обект управлявате — хотел, СПА хотел, къща за гости, апартаментен комплекс?
2. Какви допълнителни услуги можете да предложите на гостите (ранно настаняване, късно напускане, трансфер, SPA, ресторант, екскурзии, романтичен пакет, детски занимания и т.н.)?
3. Каква е средната продължителност на престоя и основният ви профил гости — бизнес пътници, семейства, двойки, групи?
4. Използвате ли имейл система за изпращане (Mailchimp, платформата на Booking, собствена) или ще копирате текстовете ръчно?
5. Какъв тон предпочитате — формален и луксозен, приятелски и топъл, или стегнат и информативен?

След като получиш всички отговори, създай поредица от 4 имейла:

1. **Потвърждение + топла добре дошла** (веднага след резервация)
2. **Предложение за допълнителни услуги** (3-5 дни преди пристигане)
3. **Последно напомняне с ексклузивна оферта** (1 ден преди пристигане)
4. **Благодарност и покана за следващо посещение** (2 дни след напускане)

Всеки имейл трябва да съдържа: тема на имейла, преглед на текста, конкретно CTA (призив за действие) и бележка за персонализация.

## Формат на резултата

За всеки имейл:

### Имейл X: Наименование
**Кога се изпраща:** ...
**Тема:** ...
**Текст:**
(пълен текст, готов за копиране)
**CTA бутон:** ...
**Персонализация:** (какво да се смени за конкретния гост)

В края: 3 съвета за подобряване на отворяемостта на имейлите.

Отговори на български език.

How to Adapt

1. Prepare a full list of additional services with current prices — the more specific, the more compelling the emails.
2. If you have data on average booking value, mention it — this helps calibrate the offers.
3. For seasonal properties, adapt the sequence for each season separately.
4. A/B test the email subject lines — generate 2 variants for each subject.

What to Expect

A complete sequence of 4 emails with subject lines, body copy, CTA buttons, and personalization guidelines, ready to enter into an email system or send manually.

---

6. Food Cost Analysis and Waste Reduction

Analyze your food costs and identify hidden losses. Get specific recommendations for optimizing your menu, portions, and procurement, based on your data.

Complexity: Advanced | Compatible tools: Claude, ChatGPT, Gemini, Copilot

Prompt

Ти си експерт по управление на хранителните разходи и оперативна ефективност в ресторантьорството.

Преди да започнеш, задай ми следните въпроси една по една. Изчакай отговора ми след всеки въпрос:

1. Какъв тип заведение управлявате — ресторант, хотелски ресторант, кетъринг, верига? Колко места има и какъв е средният брой клиенти на ден?
2. Поставете данни за разходите за хранителни продукти за последните 1-3 месеца. Ако нямате точни суми, посочете приблизителни месечни разходи и приходи.
3. Поставете текущото ви меню с продажни цени. За основните ястия посочете приблизителната себестойност на порция, ако я знаете.
4. Какви са основните ви категории отпадъци — хранителни отпадъци от кухнята, върнати ястия, изтекъл срок на годност, свръхпроизводство?
5. Имате ли данни за най-продаваните и най-малко продаваните ястия от POS системата?
6. Колко често правите инвентаризация и преглеждате ли доставните цени?

След като получиш всички отговори, направи следния анализ:

1. **Изчисли food cost процента** за всяка категория и общо (целеви коридор: 28-35%).
2. **Идентифицирай проблемни зони**: ястия с висока себестойност и нисък оборот, категории с непропорционално високи разходи.
3. **Анализ на менюто по матрица** (популярност × рентабилност): Stars, Plowhorses, Puzzles, Dogs.
4. **Конкретни препоръки** за намаляване на загубите с очакван ефект в проценти или лева.
5. **План за действие** с приоритизирани стъпки за следващите 30 дни.

## Формат на резултата

### 1. Обобщение
- Текущ food cost %: ...
- Целеви food cost %: ...
- Потенциално спестяване: ...

### 2. Матрица на менюто
Таблица: Ястие | Популярност | Рентабилност | Категория | Препоръка

### 3. Топ 5 източника на загуби
(номериран списък с оценка на въздействието)

### 4. План за действие (30 дни)
- Седмица 1: ...
- Седмица 2: ...
- Седмица 3: ...
- Седмица 4: ...

### 5. Дългосрочни препоръки
(3-5 точки за устойчиво управление на разходите)

Отговори на български език.

How to Adapt

1. Export a sales-by-dish report from your POS system (even just the last month is enough).
2. Prepare invoices from your main suppliers or a summary table of costs by category (meat, vegetables, dairy, beverages).
3. If the menu is large (over 40 items), focus on the top 20 by sales and the 10 worst sellers.
4. For maximum accuracy, do an inventory count immediately before submitting the data.

What to Expect

A complete financial analysis with food cost percentage, menu matrix, identified losses, specific recommendations with expected impact, and a 30-day action plan.

---

Next Step

Start with the prompt that solves your most pressing problem today. If your reviews are piling up unanswered — begin with prompt 1. If your menu has not been updated since last season — prompt 2 is your starting point.

You do not need to use all six at once. Pick one, test it with real data, and evaluate the result. Most hoteliers and restaurateurs who work with AI prompts find that the initial 20-minute investment saves hours of work every week.

If you want to go one step further, combine the prompts — for example, use the review analysis (prompt 1) to inform your social media calendar (prompt 4) with real positive guest comments.