6 AI Prompts for Human Resources: A Practical Guide
Six ready-to-use prompts for key HR processes — from job postings and competency-based interview prep, through onboarding plans and employee survey analysis, to performance reviews and exit interview analysis. Each prompt uses a conversational format with clarifying questions.
HR departments in Bulgarian companies operate under a chronic time deficit. A single HR specialist in a mid-sized company juggles recruitment, onboarding, performance reviews, internal surveys, and exit processes — tasks that each demand attention to detail and a solid understanding of context. The result is predictable: job postings are written from last year's template, interviews run on intuition, and internal survey analysis remains "for when we have time."
According to Gartner's 2025 global survey, 76% of HR leaders believe that if they fail to adopt AI solutions by 2028, their organizations will fall significantly behind. In Bulgaria, data from the Employer Branding Academy shows that the average time to fill a position exceeds 45 days, while turnover in key sectors such as IT, retail, and logistics reaches 25-30% annually. Automating routine HR tasks with language models is not the future — it is a practical tool available today.
In this article, you will find six ready-to-use prompts covering core HR processes: from creating job postings and preparing for interviews, through onboarding and internal surveys, to performance reviews and exit interview analysis. Each prompt works in a conversational format — the AI assistant asks clarifying questions before generating the result, so you get a maximally relevant response without having to describe everything at once.
How to Use These Prompts
- Copy the prompt — select the entire text in the grey box and paste it into Claude, ChatGPT, or another AI assistant.
- Answer the clarifying questions — the prompts are designed in a conversational format. The AI will ask you 4-6 questions before generating the result.
- Review and refine — the first response is rarely perfect. Follow up with clarifications or request changes to tone and structure.
- Test with real data — start with one position, one team, or one survey before scaling up.
1. Creating a Job Posting
Generates a professional job posting adapted for the Bulgarian market — with clear structure, appropriate tone, and ready to publish.
Prompt
Ти си експерт по подбор на персонал и employer branding.
Преди да започнеш, задай ми следните въпроси една по една. Изчакай отговора ми след всеки въпрос:
1. Каква е позицията и в кой отдел е? Какъв е типът заетост (пълно работно време, непълно, граждански договор)?
2. Разкажи накратко за компанията — сектор, размер на екипа, местоположение.
3. Какви са основните отговорности на тази позиция (3-6 точки)?
4. Какви са задължителните изисквания към кандидатите? Има ли желателни (nice-to-have) изисквания?
5. Какво предлагате като работодател — заплата, придобивки, възможности за развитие?
6. Къде ще се публикува обявата (jobs.bg, LinkedIn, друго) и какъв тон предпочитате — по-формален или по-приветлив?
След като получиш всички отговори, създай професионална обява за работа на български език, готова за публикуване.
## Формат на резултата
Структурирана обява със следните раздели:
- **За компанията** (2-3 изречения)
- **Описание на позицията** (1-2 изречения)
- **Основни отговорности** (булетиран списък)
- **Изисквания** (задължителни и желателни, разделени)
- **Ние предлагаме** (булетиран списък)
- **Как да кандидатствате** (кратка инструкция)
Дължина: 300-400 думи. Тонът да съответства на предпочитанията на работодателя.
Отговори на български език.How to Adapt
- If publishing on jobs.bg, ask the AI to stay within the 4,000-character limit and include appropriate keywords for the platform's search engine.
- For IT positions, add a list of technologies (tech stack) — the AI will integrate them into the requirements section.
- For mass hiring (e.g., 10 waitstaff), adapt the tone to be more welcoming and emphasize flexible working hours.
- If you have an old posting for the same position, paste it into the prompt with the instruction "Improve this posting while preserving the key information."
What to Expect
A publish-ready job posting with structured sections, balanced tone, and specific benefits for the candidate. Typical generation time is 2-3 minutes (including answering the questions), compared to 30-45 minutes of manual writing.
2. Competency-Based Interview Questions
Generates a structured set of behavioral interview questions in STAR format, with evaluation indicators and red flags.
Prompt
Ти си експерт по подбор на персонал и поведенческо интервюиране.
Преди да започнеш, задай ми следните въпроси една по една. Изчакай отговора ми след всеки въпрос:
1. За каква позиция подготвяш интервюто и какво е нивото (junior, mid, senior)?
2. Кои са най-важните компетенции, които искаш да оцениш (напр. лидерство, комуникация, работа в екип, работа под натиск)? Избери 3-4.
3. Колко въпроса искаш общо и има ли специфика на екипа или проекта, която да отразим?
4. Интервюто ще е на български, на английски или смесено?
След като получиш всички отговори, създай структуриран набор от въпроси за интервю, групирани по компетенции, в STAR формат (Ситуация, Задача, Действие, Резултат).
## Формат на резултата
За всяка компетенция:
- **Компетенция**: наименование
- **Въпроси** (по 3-4 за всяка):
- Текст на въпроса (поведенчески, STAR формат)
- **Какво да търсите в отговора**: 2-3 ключови индикатора за добър отговор
- **Червен флаг**: какво показва неподходящ кандидат
Накрая добави кратък съвет как да се водят бележки по време на интервюто.
Отговори на български език.How to Adapt
- For management positions, add competencies such as "strategic thinking," "conflict management," and "delegation."
- For junior positions, focus on "motivation to learn," "teamwork," and "communication" — avoid questions requiring years of experience.
- If interviewing in English, specify: "Questions should be in English, but the indicators and red flags in Bulgarian (for internal use)."
- Add team specifics — e.g., "The team works in Scrum sprints" or "The role requires direct client contact."
What to Expect
A set of 9-16 behavioral questions (3-4 per competency), each with clear evaluation indicators and warning signs. Plus a note-taking tip. Suitable for printing as a scoring sheet before the interview.
3. New Employee Onboarding Plan
Creates a detailed onboarding plan for a new employee covering the first 90 days — with checklists, meetings, and key milestones by period.
Prompt
Ти си експерт по въвеждане на нови служители и организационно развитие.
Преди да започнеш, задай ми следните въпроси една по една. Изчакай отговора ми след всеки въпрос:
1. Каква е позицията и в кой отдел? Колко души е екипът?
2. Какви системи, инструменти или софтуер ще използва новият служител?
3. Ще има ли определен ментор или buddy? Как е организирано работното място — изцяло в офис, хибридно или дистанционно?
4. Колко е изпитателният срок и има ли конкретни очаквания за първите месеци?
5. Какви административни стъпки трябва да се изпълнят (документи, достъпи, оборудване, инструктаж по ЗБУТ)?
След като получиш всички отговори, създай детайлен план за въвеждане, структуриран по периоди.
## Формат на резултата
Планът да има следните раздели:
1. **Преди първия ден** — pre-boarding чеклист (документи, достъпи, оборудване)
2. **Първа седмица** — ден по ден програма (срещи, обучения, запознаване с екипа)
3. **Дни 8-30** — седмица по седмица цели и задачи
4. **Дни 31-60** — самостоятелни задачи и междинна обратна връзка
5. **Дни 61-90** — оценка на напредъка и планиране на следващите стъпки
Всеки раздел да е във формат чеклист с отметки. Включи конкретни срещи с ключови хора и първи самостоятелни задачи.
Отговори на български език.How to Adapt
- For remote positions, add: "The employee works 100% remotely. Include virtual meetings, online communication tools, and a plan for the first in-person office visit."
- For hybrid setups, specify which days are in-office and when key face-to-face meetings should be scheduled.
- If you don't have a formal buddy program, ask the AI to suggest how to start one with minimal resources.
- Add specific systems — e.g., "We use SAP, Slack, and Jira" — to get concrete access and training steps.
What to Expect
A 90-day plan with checklists for each period, specific meetings (with whom and why), a list of administrative steps, and clear goals for each phase. Ready to adapt and share with the team manager and the new employee.
4. Employee Satisfaction Survey Analysis
Analyzes open-ended responses from an internal satisfaction survey — extracts themes, sentiment, and prioritized recommendations for management.
Prompt
Ти си експерт по ангажираност на служителите и организационна психология.
Преди да започнеш, задай ми следните въпроси една по една. Изчакай отговора ми след всеки въпрос:
1. Какъв е въпросът (или въпросите) от анкетата, на които служителите са отговаряли?
2. Колко респонденти имаш от колко общо? За какъв период е анкетата?
3. Постави анонимизираните отговори на служителите (можеш да ги копираш директно).
4. Има ли специфичен контекст, който да знам — скорошни промени в компанията, нова политика, организационно преструктуриране?
След като получиш всички отговори, направи задълбочен анализ на отговорите и подготви доклад, подходящ за представяне пред ръководството.
## Формат на резултата
1. **ТОП 5 повтарящи се теми** — с брой споменавания и кратко описание
2. **Разпределение на настроенията** — позитивно / неутрално / негативно (в проценти)
3. **Представителни цитати** — по 2 за всяка от топ темите
4. **Приоритизирани препоръки за действие**:
- Бързи победи (решими до 1 месец)
- Средносрочни (1-3 месеца)
- Дългосрочни (стратегически промени)
5. **Обобщение** — 3-4 изречения, подходящи за executive summary
Отговори на български език.How to Adapt
- If the survey also contains quantitative ratings (e.g., a 1-5 scale), include them before the open-ended responses — the AI will integrate them into the analysis.
- For surveys with more than 100 responses, split the data into batches of 30-50 and then request a summary across all batches.
- Add context about recent changes — e.g., "Two months ago we replaced the department head" — for more accurate interpretation of results.
- If you want a comparison with a previous survey, include both datasets with time period labels.
What to Expect
A structured report with the top 5 themes, percentage sentiment breakdown, representative quotes, and three tiers of recommendations (quick wins, medium-term, long-term). Suitable for direct presentation to the management team or board of directors.
5. Performance Review Template and Feedback
Generates a completed performance review template with balanced feedback, quantitative ratings, and a development plan with SMART goals.
Prompt
Ти си експерт по управление на представянето и развитие на таланти.
Преди да започнеш, задай ми следните въпроси една по една. Изчакай отговора ми след всеки въпрос:
1. Каква е позицията на служителя и колко време е в компанията? Какъв е периодът на оценка?
2. Какви са основните постижения на служителя за периода (3-5 точки)?
3. Кои области се нуждаят от подобрение (2-3 точки)?
4. Каква скала за оценка използвате (напр. 1-5) и има ли конкретни категории, по които оценявате (напр. качество на работа, инициативност, работа в екип)?
5. Какъв тон предпочиташ — по-формален или по-мотивиращ? Има ли конкретна следваща стъпка, която обмисляш (повишение, обучение, бонус)?
След като получиш всички отговори, създай попълнен атестационен формуляр с конструктивна и балансирана обратна връзка.
## Формат на резултата
1. **Атестационен формуляр** — оценки по категории с кратка обосновка за всяка
2. **Обобщение на представянето** — 2-3 параграфа, конструктивен тон, балансиран между постижения и области за растеж
3. **План за развитие** — 3 конкретни SMART цели за следващия период (конкретни, измерими, постижими, релевантни, с краен срок)
4. **Препоръка за следваща стъпка** — обоснована препоръка (повишение, бонус, обучение или друго)
Отговори на български език.How to Adapt
- If your company uses a specific evaluation framework (e.g., OKR, KPI matrix), mention it — the AI will structure the form accordingly.
- For 360-degree feedback, add: "Include sections for self-assessment, manager evaluation, peer evaluation, and direct report evaluation."
- If the tone should be more motivational (e.g., for a junior employee), specify: "Focus 70% on achievements and potential, 30% on areas for growth."
- For mass reviews (entire team), prepare aggregated data and request a comparative analysis across employees.
What to Expect
A completed performance review form with ratings and justifications by category, a narrative summary, three SMART goals, and a substantiated recommendation for the next step. Ready for the manager to review and discuss with the employee.
6. Exit Interview Analysis
Analyzes exit interview data — identifies systemic reasons for turnover, at-risk profiles, and a concrete action plan for employee retention.
Prompt
Ти си експерт по задържане на служители и организационен анализ.
Преди да започнеш, задай ми следните въпроси една по една. Изчакай отговора ми след всеки въпрос:
1. Колко exit интервюта имаш и за какъв период? Какъв е общият брой служители в компанията?
2. В кой сектор работи компанията и кои отдели са най-засегнати от текучество?
3. Постави обобщените бележки или цитати от exit интервютата (анонимизирани).
4. Има ли вече предприети мерки за задържане, за които да знам? Има ли бюджет за нови инициативи?
След като получиш всички отговори, направи задълбочен анализ на причините за напускане и подготви доклад с конкретни препоръки.
## Формат на резултата
1. **ТОП 5 причини за напускане** — с честота и конкретни примери
2. **Рискови профили** — кой тип служител е най-вероятно да напусне (по стаж, позиция, отдел)
3. **Action plan** — 5-7 конкретни мерки, приоритизирани по:
- Бързи победи (нисък effort, висок impact)
- Средносрочни инициативи
- Стратегически промени
4. **Сравнителен анализ** — как се позиционира текучеството спрямо средните стойности за сектора
5. **Executive summary** — 1 параграф с ключовите изводи и най-важните 3 действия
Отговори на български език.How to Adapt
- If you have quantitative data (e.g., eNPS score, category ratings), include it before the text notes.
- For larger companies (500+ employees), group exit interviews by department and time period — the AI will identify whether issues are localized or systemic.
- Add information about measures already taken — e.g., "Last year we raised salaries by 10%, but turnover did not decrease" — to avoid repeating ineffective recommendations.
- If you have data on competing offers (why people leave and where they go), share it for a more accurate comparative analysis.
What to Expect
A report with the top 5 reasons for leaving, at-risk profiles, a prioritized action plan (quick wins, medium-term, strategic), sector benchmarking, and an executive summary. Suitable for presenting to leadership with concrete data and recommendations.
This article was prepared by the CNTS team — the company behind the customer feedback platform kazva.bg. Learn more about our AI-powered solutions: kazva.bg