6 AI Prompts for Municipal Government: A Practical Guide
Ready-to-use prompts for municipal employees — meeting minutes, complaints, budgets, ordinances, and grant proposals.
The city of Vratsa already has a virtual AI assistant for citizens — the first in Bulgaria. The municipality of Kazanlak is participating in an international EU project on AI-powered governance alongside ten European partners. The question is no longer whether AI will enter municipal administration, but which teams will adopt it first.
The 2025 OECD report on AI in civic participation shows a clear trend: local governments across Europe and North America are actively testing language models for internal efficiency. In Washington State, municipal employees openly use ChatGPT for document preparation, reports, and citizen communication. In Bulgaria, the Institute of Public Administration has already published guidelines for AI governance in municipalities. The tools are accessible, free, and require no technical background — all you need are well-crafted instructions.
How to Use These Prompts
- Copy the prompt — select the entire text in the grey box and paste it into Claude, ChatGPT, or another AI assistant.
- Answer the AI's questions — each prompt is written so the AI assistant will ask you a few questions about your specific data. Simply answer them one by one.
- Review and refine — the first response is rarely perfect. Follow up with clarifying questions.
- Test with real data — start with a small sample of real data before scaling up.
1. Summarizing Municipal Council Meeting Minutes
Municipal council meetings last for hours, and citizens rarely read the full transcripts. This prompt turns a raw stenographic record into a structured summary with decisions, responsible parties, and deadlines — ready for publication on the municipality's website.
Difficulty level: Beginner | Compatible tools: Claude, ChatGPT, Gemini
Prompt
Ти си експерт по местно самоуправление и протоколиране на заседания.
Преди да започнеш, задай ми следните въпроси една по една. Изчакай отговора ми след всеки въпрос:
1. За коя община работите?
2. Каква е датата на заседанието?
3. Какъв е дневният ред накратко?
4. Поставете стенографския запис (поставете текста или качете файл).
След като получиш всички отговори, анализирай стенографския запис и изготви структурирано резюме.
## Формат на резултата
Изготви следните раздели:
### 1. Резюме за гражданите
3–5 изречения на ясен, неканцеларски език. Обясни какво е решено и как засяга жителите.
### 2. Взети решения
Номериран списък. За всяко решение посочи:
- Номер на решението
- Кратко описание
- Резултат от гласуването (за / против / въздържали се), ако е споменат
### 3. Възложени задачи
Таблица с колони: Задача | Отговорник (лице или отдел) | Краен срок
### 4. Основни дискусионни точки
По всяка точка от дневния ред — до 3 bullet points с ключовите аргументи.
### 5. Финансови последици
Всички споменати суми, бюджетни промени или финансови решения.
### 6. Предстоящи стъпки
Какво следва — нови заседания, обществени обсъждания, срокове за изпълнение.
Използвай ясен и точен български език, подходящ за публикация на уебсайта на общината.
Отговори на български език.How to Adapt
- Prepare the stenographic transcript in advance — copy the text from the PDF or Word file so it is ready to paste.
- If the transcript is very long (over 50 pages), split it into parts and process each one separately.
- Have the date and agenda at hand — the AI will ask for them at the start.
- For best results, use the full text rather than a scanned copy — OCR errors reduce quality.
What to Expect
A structured 1–2 page summary with decisions, voting results, assigned tasks, and a citizen-friendly summary — ready for publication on the municipality's website or distribution to the media.
2. Classifying Citizen Complaints and Drafting Responses
Municipalities receive dozens of complaints daily by email, platforms, and on paper. Manual routing to departments is slow, and responses are inconsistent. This prompt automatically classifies the complaint, determines urgency, and generates a draft response to the citizen.
Difficulty level: Intermediate | Compatible tools: Claude, ChatGPT, Gemini
Prompt
Ти си експерт по обработка на граждански сигнали в българска община.
Преди да започнеш, задай ми следните въпроси една по една. Изчакай отговора ми след всеки въпрос:
1. За коя община работите?
2. Какви са отделите в общинската администрация? (напр. Инфраструктура, Екология, Социални дейности, Транспорт, Устройство на територията, Обществен ред, ГРАО)
3. Поставете текста на жалбата или сигнала от гражданина.
4. Какви са данните за контакт за обратна връзка с гражданите? (телефон и имейл)
След като получиш всички отговори, анализирай сигнала и изготви класификация и проект на отговор.
## Формат на резултата
### 1. Категория
Една от: Инфраструктура / Екология / Социални дейности / Транспорт / Устройство на територията / Обществен ред / Административно обслужване / Друго
### 2. Отговорен отдел
Кой отдел от общината трябва да обработи сигнала.
### 3. Спешност
- **Критична** — риск за живота или здравето
- **Висока** — засяга много хора или има кратък срок
- **Средна** — стандартен сигнал
- **Ниска** — предложение за подобрение
### 4. Местоположение
Извлечи споменати улици, квартали, забележителности или адреси.
### 5. Ключови факти
Bullet points с основните детайли от сигнала.
### 6. Проект на потвърдително писмо до гражданина
Официално, но съпричастно. Включи:
- Потвърждение за получаване с референтен номер [РЕФ-ХХХХ]
- Кой отдел ще се занимае
- Очакван срок за отговор според спешността (критична: 24ч, висока: 3 дни, средна: 14 дни, ниска: 30 дни)
- Данните за контакт, които потребителят е предоставил
Отговори на български език.How to Adapt
- Prepare a list of departments in your administration in advance — the AI will ask for it.
- Have the current contact details (phone and email for citizen feedback) ready.
- For bulk processing, paste complaints one at a time for the most accurate classification.
- The reference number in the letter is a placeholder — replace it with the actual number from your document management system.
What to Expect
A classification of the complaint (category, department, urgency, location) and a ready-to-send acknowledgment letter to the citizen with a reference number and expected response time.
3. Analyzing Public Consultation Responses
Public consultations collect hundreds of free-text responses that no one has time to read and systematize. This prompt performs thematic analysis, determines citizen sentiment, and generates a report with recommendations suitable for presenting to the municipal council.
Municipalities in Bulgaria already use digital feedback platforms — kazva.bg is one of them.
Difficulty level: Intermediate | Compatible tools: Claude, ChatGPT, Gemini
Prompt
Ти си експерт по анализ на обществено мнение и граждански консултации.
Преди да започнеш, задай ми следните въпроси една по една. Изчакай отговора ми след всеки въпрос:
1. За коя община работите?
2. Каква е темата на консултацията? (напр. проект за нова наредба за паркиране)
3. Какъв е периодът на събиране на отговорите? (напр. 15.01–15.02.2026)
4. Колко отговора са събрани?
5. Поставете отговорите от гражданите (по един на ред или разделени с «---»).
След като получиш всички отговори, анализирай данните и изготви доклад.
## Формат на резултата
### 1. Обзор
- Общ брой анализирани отговори
- Обща нагласа: положителна / отрицателна / смесена (с приблизителни проценти)
- Едно изречение за най-силния извод
### 2. Топ 5 теми
За всяка тема:
- **Наименование и описание** (1–2 изречения)
- **Честота**: приблизителен брой споменавания
- **Нагласа**: подкрепа / съпротива / смесено
- **Представителни цитати**: 2–3 реални цитата от отговорите
### 3. Основни притеснения
Най-често срещаните възражения или опасения, подредени по честота.
### 4. Предложения от граждани
Конкретни предложения, направени от участниците — групирани по тема.
### 5. Географски или демографски модели
Ако в отговорите се споменават квартали, възрастови групи или други характеристики — отбележи забелязани закономерности.
### 6. Препоръки за общинския съвет
3–5 конкретни, изпълними препоръки, основани на анализа. За всяка:
- Какво да се направи
- Защо (базирано на данните)
- Приоритет: висок / среден / нисък
Докладът трябва да е подходящ за представяне пред общинския съвет.
Отговори на български език.How to Adapt
- Prepare the responses in text format in advance — copy them from Excel, a form, or a platform.
- If there are more than 100 responses, process them in batches of 50 for a more accurate analysis.
- For better context, have the exact response count and collection period ready.
- Best results come when responses are clearly separated — one per line or with a «---» delimiter.
What to Expect
An analytical report of 2–3 pages with thematic analysis, sentiment breakdown, quotes, and specific recommendations — ready for presentation at a municipal council meeting.
4. Citizen-Friendly Budget Summaries
Municipal budgets are full of financial jargon that citizens do not understand. This prompt transforms a budget section into a clear summary with per-capita spending, year-over-year comparisons, and a social media post.
Difficulty level: Beginner | Compatible tools: Claude, ChatGPT, Gemini
Prompt
Ти си експерт по публични финанси и гражданска комуникация.
Преди да започнеш, задай ми следните въпроси една по една. Изчакай отговора ми след всеки въпрос:
1. За коя община работите?
2. Какво е населението на общината? (напр. 78 000 жители)
3. За коя бюджетна година става дума?
4. Кой раздел от бюджета искате да обработите? (напр. Функция Образование, Капиталови разходи)
5. Поставете текста на бюджетния раздел.
След като получиш всички отговори, превърни бюджетния раздел в материали, разбираеми за обикновените граждани.
## Формат на резултата
### 1. Резюме на ясен език
2–3 параграфа без финансов жаргон. Обясни какво финансира този раздел и защо е важен за жителите.
### 2. Ключови числа
Таблица с колони:
| Перо | Сума (лв.) | На жител (лв.) | Промяна спрямо миналата година |
### 3. Какво означава това за вас
3–5 bullet points с конкретни примери как бюджетът се отразява на ежедневието:
- напр. «С тези средства ще бъдат ремонтирани 12 км улици в кв. Тракия и кв. Каменица»
- напр. «Предвидено е разкриването на 2 нови групи в ДГ «Пинокио»»
### 4. Често задавани въпроси
5 въпроса, които гражданин би задал за този бюджетен раздел, с кратки отговори.
### 5. Публикация за Facebook
До 200 думи, неформален тон, подходящ за Facebook страницата на общината. Акцент върху най-важния факт за гражданите.
Отговори на български език.How to Adapt
- Prepare the budget text in advance — copy it from the PDF or Word version of the budget.
- For a full budget, process section by section — smaller portions yield better results.
- Have the current population figure ready for per-capita calculations.
- If you have last year's data, mention it in the conversation for more accurate comparisons.
What to Expect
A citizen-friendly budget summary with a per-capita table, concrete impact examples, 5 FAQs, and a ready-to-publish Facebook post.
5. EU Grant Proposal Draft
Small municipalities lack specialized staff for writing grant proposals and miss out on EU funding. This prompt generates a structured draft with problem justification, objectives, activities, and a budget description — written in the standard language of Bulgarian operational programmes.
Difficulty level: Intermediate | Compatible tools: Claude, ChatGPT, Gemini
Prompt
Ти си експерт по разработване на проектни предложения за европейски програми и фондове. Познаваш терминологията на българските оперативни програми и изискванията на ИСУН.
Преди да започнеш, задай ми следните въпроси една по една. Изчакай отговора ми след всеки въпрос:
1. По коя програма и процедура кандидатствате? (напр. Програма за развитие на човешките ресурси 2021–2027, Процедура BG05SFPR002-2.003)
2. За коя община е проектното предложение?
3. Какво е населението на общината?
4. Какви са основните предизвикателства на общината? (напр. висока безработица, остаряла инфраструктура, миграция)
5. Опишете накратко проектната идея.
6. Какъв е бюджетният диапазон? (напр. 150 000 – 300 000 EUR)
След като получиш всички отговори, изготви чернови на проектно предложение.
## Формат на резултата
### 1. Обосновка на проблема
До 500 думи. Опиши проблема с данни и статистика (използвай налични данни от НСИ, Евростат). Обясни защо проблемът е актуален за общината.
### 2. Обща и специфични цели
Формулирани по SMART критериите. Обвържи ги с приоритетите на програмата.
### 3. Целеви групи и бенефициенти
С конкретни числа и описание. Разграничи преки и непреки бенефициенти.
### 4. Основни дейности
Номериран списък с прогнозен график (месеци). За всяка дейност — кратко описание и очакван резултат.
### 5. Очаквани резултати и индикатори
Измерими индикатори с базова и целева стойност. Използвай формата:
| Индикатор | Базова стойност | Целева стойност | Източник на данни |
### 6. Устойчивост
Как резултатите ще продължат след приключване на финансирането. Минимум 3 механизма.
### 7. Бюджетно описание
Основни разходни категории с обосновка. Формат:
| Категория | Сума (EUR) | % от бюджета | Обосновка |
Пиши на официален български, стандартен за проектни предложения по европейски програми.
Отговори на български език.How to Adapt
- Prepare the procedure number and programme name in advance — the AI will ask for them.
- The more specifically you describe the project idea and challenges, the better the draft will be.
- Specify a realistic budget range aligned with the procedure's limits.
- Mandatory: have the draft reviewed by an expert before submission — the AI generates a starting point, not a final document.
What to Expect
A 3–5 page grant proposal draft with all standard sections (justification, objectives, activities, indicators, budget, sustainability), ready for team review and adaptation to the ISUN forms.
6. Drafting a Municipal Ordinance
Drafting a municipal ordinance requires legal precision, compliance with national legislation, and proper structure. Small municipalities often lack in-house legal counsel. This prompt generates a structured draft with a preamble, chapters, penalties, and transitional provisions — mandatory review by a lawyer before submission to the council.
Difficulty level: Advanced | Compatible tools: Claude, ChatGPT
Prompt
Ти си юрист, специализиран в местното самоуправление в България. Познаваш Закона за местното самоуправление и местната администрация (ЗМСМА), Закона за нормативните актове и стандартната структура на българските общински наредби.
⚠️ ВАЖНО: Резултатът е чернови за ускоряване на работата. Задължителен е преглед от юрист преди внасяне в общинския съвет.
Преди да започнеш, задай ми следните въпроси една по една. Изчакай отговора ми след всеки въпрос:
1. За коя община е наредбата?
2. Каква е темата на наредбата? (напр. регулиране на външната реклама)
3. Какви са действащите свързани нормативни актове? (напр. Закон за устройство на територията, Наредба №5 за обществения ред)
4. Какви са основните цели на наредбата? (напр. намаляване на визуалното замърсяване, ясна разрешителна процедура)
5. Има ли вече взети решения от общинския съвет по темата?
След като получиш всички отговори, изготви проект на общинска наредба.
## Формат на резултата
### Преамбюл
Правно основание — позоваване на чл. 21, ал. 2 от ЗМСМА и други приложими национални закони.
### Глава I — Общи разпоредби
Предмет на наредбата, обхват, определения на ключови понятия.
### Глава II — Разрешителна процедура
Необходими документи, ред за подаване, срокове за разглеждане, основания за отказ.
### Глава III — Технически изисквания
Ограничения за размери, материали, местоположение, безопасност. Специални правила за защитени зони.
### Глава IV — Такси
Тарифа със структура на таксите (конкретни суми отбележи с [СУМА]). Ред за плащане.
### Глава V — Контрол и санкции
Контролни органи, ред за установяване на нарушения, размер на глобите (отбележи с [ГЛОБА_ОТ] – [ГЛОБА_ДО]), принудителни мерки.
### Преходни и заключителни разпоредби
- Срок за привеждане в съответствие на съществуващите обекти
- Дата на влизане в сила
- Отменени актове
Използвай формален правен език, стандартен за българските нормативни актове. Всички стойности, които общината трябва да определи, отбележи с [КВАДРАТНИ СКОБИ].
Отговори на български език.How to Adapt
- Check the currency of related regulations on lex.bg before citing them.
- Prepare a list of existing council decisions on the topic — number and date.
- The more specifically you describe the objectives, the more accurate the ordinance structure will be.
- Mandatory: have the draft reviewed by a lawyer for legal compliance before submitting to the council.
What to Expect
A structured municipal ordinance draft with a preamble, 5 chapters (general provisions, procedure, technical requirements, fees, penalties), and transitional provisions. All values to be filled in are marked with square brackets.
Next Steps
If these prompts were useful, here are three concrete actions:
- Start with the simplest prompt. Pick the meeting minutes (prompt 1) or the budget summary (prompt 4) — they are rated "Beginner" and deliver quick results with minimal setup.
- Build an internal library of adapted prompts. Once you test a prompt with real data from your municipality, save the adapted version in a shared document. The next colleague will not have to start from scratch.
- Assemble a team of 2–3 people for a pilot test. Define a specific task (e.g. processing complaints for one week), measure time saved, and present the results to management. Real numbers are the most convincing argument.
This article was prepared by the CNTS team — the company behind the customer feedback platform kazva.bg. Learn more about our AI-powered solutions: kazva.bg